Diogelu Data

Mae'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn esbonio pa ddata personol a gesglir gan Gronfa Gymunedol y Loteri Genedlaethol trwy ein gweithgareddau gwneud grantiau a sut a pham rydym yn defnyddio'r data hwn.

Pwy ydym ni?

Pan fyddwch yn rhyngweithio â ni ar-lein, dros y ffôn neu wyneb wrth wyneb, bydd Cronfa Gymunedol y Loteri Genedlaethol yn cywain eich data personol a bydd yn gyfrifol am sut rydym yn ei storio ac yn ei ddefnyddio.

Eich Data Personol - beth yw e?

Data personol yw unrhyw wybodaeth sy'n gysylltiedig ag unigolyn byw a all gael ei adnabod o'r data hwnnw. Mae'r data personol yr ydym yn ei gywain yn cynnwys eich enw, cyfeiriad, dyddiad geni, rhif ffôn, cyfeiriad e-bost neu ffotograff.

Sut ydym yn cywain ac yn defnyddio'ch data personol?

Os byddwch yn cysylltu â ni neu'n ymgeisio am grant, byddwn yn cywain data personol amdanoch chi a phobl eraill sy'n gysylltiedig â'ch mudiad. Mae'n bosib y byddwn yn gwneud hyn trwy sgyrsiau, mewn digwyddiadau neu yn ystod ymweliadau â'ch mudiad, neu os byddwch yn ffonio ein staff neu linell gymorth i drafod ceisiadau am arian. Os bydd eich mudiad yn ymgeisio am grant, byddwn yn cywain data personol ar ffurflenni cais hefyd. Weithiau mae ein deiliaid grant a gwerthuswyr yn gyrru gwybodaeth atom am unigolion sy'n elwa o brosiectau a ariennir gan ein grantiau hefyd.

Byddwn yn cadw eich data personol yn ddiweddar ac yn ei storio'n ddiogel. Byddwn yn rhoi mesurau technegol priodol ar waith i'w ddiogelu rhag colled, camddefnydd, mynediad a datgelu anawdurdodedig, ac ni fyddwn yn cywain neu'n cadw meintiau eithafol o ddata personol. Pan fyddwn wedi cadw eich data am yr uchafswm amser a ganiateir gan ddeddfau diogelu data, byddwn yn ei ddinistrio'n ddiogel.

Mae'n bosib y byddwn yn cadw mewn cysylltiad â chi trwy gydol bywyd eich grant ac yn anfon cyngor rheolaidd atoch ynglŷn â'ch grant. Bydd hwn yn cynnwys gwybodaeth ddefnyddiol am ystod o bethau gan gynnwys sut i hysbysebu'ch grant, gwybodaeth am gyllid arall sydd ar gael a syniadau ac awgrymiadau prosiect gan ddeiliaid grant eraill.

Os byddwch yn darparu data personol pobl sy'n elwa o waith eich prosiect, byddwn yn ei drin yn yr un ffordd. Mae'n rhaid i chi ddweud wrth yr unigolion ac os oes ganddynt unrhyw gwestiynau ynglŷn â hyn mae'n rhaid i chi gyfeirio nhw at yr hysbysiad hwn.

Beth yw diben a'r sail gyfreithiol dros storio a defnyddio'ch data personol?

Mae Cronfa Gymunedol y Loteri Genedlaethol yn gorff cyhoeddus sydd â dyletswydd statudol i ddosbarthu arian y Loteri Genedlaethol a chronfeydd eraill ar gyfer achosion da. Rydym yn prosesu'ch data personol fel rhan angenrheidiol o weithredu'r awdurdod swyddogol hwn a freinir i ni.

Er enghraifft, efallai y byddwn yn defnyddio'ch data personol i helpu'ch mudiad i ymgeisio am grantiau ac asesu ei geisiadau. Mae'n bosib y byddwn yn gwneud gwiriadau ar eich data personol fel a ddisgrifir isod. Os dyfernir grant, byddwn yn defnyddio'r data personol i reoli a monitro'r grant a gwirio bod yr arian yn cael ei ddefnyddio'n briodol. Os nad ydych yn darparu'r wybodaeth bersonol hon, mae'n bosib na fydd modd i ni brosesu'ch cais neu ddyfarnu grant i'ch mudiad.

Efallai y byddwn hefyd yn defnyddio'ch data personol i ymchwilio i effaith ein grantiau a rhoi gwybod i chi am ein grantiau a gweithgareddau eraill. Efallai y caiff canlyniadau ein hymchwil a gwerthuso eu cyhoeddi ond ni fyddwn yn cyhoeddi'ch manylion personol heb gael caniatâd gennych.

Ni fyddwn yn cywain ac yn defnyddio data personol at ddibenion y tu hwnt i'n dyletswyddau statudol oni bai bod gennym eich caniatâd neu rydym wedi'ch hysbysu am y sail gyfreithiol berthnasol dros brosesu.

Rhannu'ch data personol

Mae'n bosib y byddwn yn rhannu'ch data personol gyda mudiadau sy'n ein helpu i weithredu ein gweithgareddau gwneud grantiau. Er enghraifft, rydym yn rhannu data personol gyda mudiadau sy'n helpu gwerthuso effaith ein grantiau ar gymunedau. Mae'n bosib y bydd gan fudiadau sy'n cefnogi ein meddalwedd a systemau TG fynediad i ddata personol hefyd. Ym mhob achos, ni fyddwn ond yn rhannu'r data personol y mae ei angen i wneud eu gwaith, ac yn gwneud hynny'n amodol ar fesurau diogelwch priodol a ddylunnir i sicrhau bod eich data personol yn parhau'n ddiogel ac yn cael ei ddefnyddio dim ond at y diben a fwriedir.

Mae'n bosib hefyd y byddwn yn rhannu data personol gydag adrannau llywodraeth neu drydydd partïon eraill sydd wedi ariannu'r grantiau pan fydd hwn yn un o amodau eu hariannu. Mae'n bosib hefyd y byddwn yn rhannu manylion cyswllt eich mudiad gyda'ch cynrychiolydd seneddol lleol gan y byddant, o bosib, eisiau cysylltu â chi ynglŷn â'r grant.

Am faint fyddwn ni'n cadw eich data personol?

Nid ydym yn cadw eich data am gyfnod hwy na'r hyn sy'n ofynnol at y dibenion a ddisgrifir yn yr hysbysiad hwn neu a ganiateir fel arall gan y gyfraith. Darllenwch ein polisi cadw i gael mwy o fanylion am ba mor hir yr ydym yn cadw mathau gwahanol o ddata.

Atal twyll a gwiriadau adnabyddiaeth

Os byddwch yn ymgeisio am grant neu'n derbyn grant gennym, mae'n bosib y byddwn yn gwneud gwiriadau at ddibenion atal twyll a gwyngalchu arian ac i gadarnhau'ch adnabyddiaeth. Mae'r gwiriadau hyn yn mynnu ein bod yn prosesu data personol rydych wedi'i ddarparu amdanoch eich hun a chynrychiolwyr enwebedig a data rydym wedi'i dderbyn gan drydydd partïon.

Mae'n bosib hefyd y byddwn ni ac asiantaethau atal twyll alluogi asiantaethau gorfodi'r gyfraith, rheoleiddwyr, y Llywodraeth, dosbarthwyr Loteri ac arianwyr eraill i gyrchu a defnyddio'ch data personol i ganfod, archwilio ac atal troseddu.

Gall asiantaethau atal twyll gadw eich data personol am gyfnodau amser gwahanol. Os ystyrir eich bod yn peri risg o dwyll neu wyngalchu arian, gall eich data gael ei gadw am hyd at chwe blynedd.

Os byddwn ni, neu asiantaeth atal twyll, yn pennu eich bod yn peri risg o dwyll neu wyngalchu arian, mae'n bosib y byddwn yn gwrthod dyfarnu grant ac yn dileu grantiau presennol.

Caiff cofnod o unrhyw risg o dwyll neu wyngalchu arian ei gadw gennym ni a'r asiantaethau atal twyll, a gall olygu y bydd eraill yn gwrthod darparu gwasanaethau, cyllid neu gyflogaeth i chi. Os oes gennych unrhyw gwestiynau ynglŷn â hyn, cysylltwch â ni ar y manylion isod.

Eich hawliau ynglŷn â'ch data personol

Mae eich data personol wedi'i ddiogelu gan hawliau cyfreithiol. Mae'r rhain yn cynnwys yr hawl, o dan amgylchiadau penodol, i:

• ofyn am gopi o'ch data personol a ddelir gan y Gronfa;
• gofyn i'ch data personol gael ei ddileu, er enghraifft os na fydd ei angen arnom mwyach at y diben y gwnaethom ei gywain;
• gofyn i ni ohirio prosesu'ch data personol, er enghraifft os ydych eisiau i ni bennu p'un a yw'n gywir neu'r rheswm dros ei brosesu;
• gwrthwynebu prosesu'ch data personol pan fyddwn yn ei brosesu wrth weithredu ein hawdurdod swyddogol.

Os bydd prosesu eich data personol gennym yn dibynnu ar eich caniatâd, mae gennych yr hawl hefyd i ddileu'ch caniatâd unrhyw bryd a'r hawl i ofyn i'ch data personol gael ei drosglwyddo i fudiad arall (sef yr hawl i gludadwyedd data).

Am fwy o wybodaeth neu i ymarfer eich hawliau diogelu data cysylltwch â'n Swyddog Diogelu Data ar y manylion cyswllt isod. Mae hawliau eraill nad ydynt wedi'u rhestru yma a gallai eithriadau fod yn berthnasol o dan rai amgylchiadau.

Os ydych yn anhapus am sut mae'ch data personol wedi cael ei ddefnyddio, cyfeiriwch at ein polisi cwynion. Mae gennych hawl i gwyno i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth hefyd - manylion cyswllt isod - sy'n rheoleiddio prosesu data personol.

Trosglwyddo data tramor

Os trosglwyddir eich data i wlad y tu allan i'r Ardal Economaidd Ewropeaidd, byddwn yn sicrhau y caiff ei throsglwyddo'n unol â'r polisi hwn ac yn amodol ar fesurau diogelwch priodol. Mae'n rhaid i fudiadau sy'n derbyn eich data personol oddi wrthym dderbyn rhwymedigaethau contract, neu danysgrifio i safonau rhyngwladol, a ddylunnir i ddiogelu'ch data personol at safonau Ewropeaidd. Gellir cael mwy o fanylion am y mesurau diogelu sy'n bodoli i ddiogelu'ch data personol o dan yr amgylchiadau hyn gan y Swyddog Diogelu Data.

Awtomeiddio gwneud penderfyniadau

Ni fydd eich data personol yn destun unrhyw brosesau awtomeiddio gwneud penderfyniadau

Manylion Cyswllt

Os oes gennych unrhyw gwestiynau, ymholiadau neu gwynion, ac i weithredu'ch hawliau data personol, cysylltwch â'r Swyddog Diogelu Data yn y lle cyntaf yn diogelu.data@cronfagymunedolylg.org.uk neu drwy ysgrifennu at y Swyddog Diogelu Data, Cronfa Gymunedol y Loteri Genedlaethol, 10^fed Llawr, Tŷ Helmont, Ffordd Churchill, Caerdydd CF10 2DY.

Gallwch gysylltu â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth ar 0303 123 1113, https://ico.org.uk/global/contact-us/email neu Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, Tŷ Wycliffe, Water Lane, Wilmslow, Swydd Gaer SK9 5AF.

Hysbysiad preifatrwydd ar gyfer y System Rheoli Perthnasoedd Rhanddeiliaid (SRMS)

Rydym ni'n defnyddio'r SRMS i:

• gadw cofnod cywir o'n hymgysylltiad a'n perthnasoedd rhanddeiliaid, eu rheoli a'u blaenoriaethu
• cadw gwybodaeth am randdeiliaid yn ddiogel.

Mae'r Hysbysiad Preifatrwydd hwn yn egluro sut, ac ar ba sail gyfreithiol, yr ydym ni'n:

• casglu
• creu
• derbyn
• storio
• defnyddio

eich gwybodaeth bersonol ar ein SRMS. Darllenwch yr hysbysiad Preifatrwydd llawn ar gyfer y System Rheoli Perthnasoedd Rhanddeiliaid (SRMS)