Stakeholder Relationship Management System - Privacy Notice

Ynghylch yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn

Mae Cronfa Gymunedol y Loteri Genedlaethol (ni/ein) wedi ymrwymo i ddiogelu eich gwybodaeth bersonol yn unol â chyfraith diogelu data.

Mae’r Hysbysiad Preifatrwydd hwn yn esbonio sut, ac ar ba sail gyfreithiol, rydym yn casglu, yn creu, yn derbyn, yn storio ac yn defnyddio’r wybodaeth bersonol yr ydym yn ei phrosesu amdanoch ar ein System Rheoli Perthnasoedd Rhanddeiliaid (SRMS).

Pwy ydym ni

Rydym wedi’n sefydlu fel corff cyhoeddus anadrannol gan Ddeddf gan Senedd y Deyrnas Unedig, sef Deddf y Loteri Genedlaethol 2006. Rydym yn ddosbarthwr achosion da’r Loteri Genedlaethol, cyllid asedau segur a chyllid grant trydydd parti arall i gefnogi pobl a chymunedau i lwyddo a ffynnu.

Yr adran o'r llywodraeth sy'n ein noddi yw'r Adran dros Ddiwylliant, y Cyfryngau a Chwaraeon (“DCMS”). Mae DCMS a llywodraethau gwledydd datganoledig y DU (Yr Alban, Cymru a Gogledd Iwerddon) yn rhoi Cyfarwyddiadau Polisi i ni sy’n ymwneud â rhoi grantiau ym mhob gwlad. Mae'r Cyfarwyddiadau Polisi hyn yn nodi'r materion y mae angen i ni eu hystyried wrth gyflawni ein swyddogaethau statudol.

Mae’r Cyfarwyddiadau Polisi a gyhoeddwyd gan DCMS yn cynnwys, ymhlith pethau eraill, gofyniad i ymgysylltu’n weithredol â sefydliadau yn y sectorau cyhoeddus, preifat, gwirfoddol, cymunedol, menter gymdeithasol a phartneriaid cymdeithas sifil eraill pan fyddwn yn pennu ein blaenoriaethau ac yn datblygu ein rhaglenni ariannu.

Pwrpas prosesu eich gwybodaeth bersonol ar SRMS

Pwrpas ein SRMS yw ein galluogi i:

• cadw cofnod cywir o'n hymgysylltiad a'n perthnasoedd â sefydliadau rhanddeiliaid a'u huwch gynrychiolwyr, eu rheoli a'u blaenoriaethu
• cynyddu effeithiolrwydd, effeithlonrwydd ac effaith ein hymgysylltiad â rhanddeiliaid i'r eithaf er budd y cymunedau rydym yn eu cefnogi
• cadw gwybodaeth am randdeiliaid yn ddiogel.

Mae ‘sefydliad rhanddeiliaid’ yn sefydliad sydd â gwybodaeth, profiad, arbenigedd, cyrhaeddiad neu bolisi neu ddiddordebau ariannu penodol sy’n gysylltiedig â’n swyddogaethau a’n dyletswyddau neu sydd fel arall â buddiannau cydfuddiannol sy’n cyd-fynd â’n strategaeth. Gall sefydliad rhanddeiliaid fod yn ymgeisydd grant neu'n Ddeiliad Grant hefyd neu beidio. Mae ein hysbysiad preifatrwydd cyffredinol yn berthnasol i ymgeiswyr grant a Deiliaid Grant a gweler hwn yma.

Pa wybodaeth bersonol rydym yn ei chofnodi

Byddwn ond yn casglu, creu, derbyn, defnyddio a storio eich gwybodaeth bersonol ar ein SRMS i’r graddau y mae’n ymwneud â chi yn eich capasiti fel cynrychiolydd sefydliad rhanddeiliaid i Gronfa Gymunedol y Loteri Genedlaethol.

Lle nad yw unigolyn yn gweithredu fel cynrychiolydd sefydliad rhanddeiliaid, a hynny ond mewn rhinwedd bersonol, ac rydym yn dymuno ychwanegu ei wybodaeth bersonol at ein SRMS, byddwn yn cysylltu â’r person hwnnw’n ysgrifenedig yn gofyn am ei ganiatâd i optio i mewn i gael ei ychwanegu at yr SRMS.

Bydd y wybodaeth bersonol y byddwn yn ei chasglu, ei chreu, ei derbyn, ei defnyddio a’i storio ar ein SRMS wedi’i chyfyngu i’r hyn sy’n angenrheidiol i ni arfer ein hawdurdod swyddogol i gyflawni ein tasgau a’n dyletswyddau ymgysylltu (gweler Ein sail gyfreithlon ar gyfer prosesu, isod) a bydd hyn yn gyfyngedig i'r canlynol:

• Teitl, enw cyntaf a chyfenw
• Enw a chyfeiriad y Sefydliad Gwaith (ar gyfer gwleidyddion, bydd hyn yn cynnwys plaid wleidyddol ac etholaeth)
• Teitl swydd a rôl
• Gwybodaeth fywgraffyddol broffesiynol, gan gynnwys enwau sefydliadau a theitlau swyddi a rolau mewn sefydliadau blaenorol, i'r graddau y mae eich rolau proffesiynol blaenorol yn berthnasol i'n gwaith.
• Eich cyfeiriad e-bost yn y sefydliad rhanddeiliaid
• Eich rhif ffôn yn y sefydliad rhanddeiliaid
• Manylion eich presenoldeb yn ein digwyddiadau neu fforymau
• Manylion eich hanes cyswllt â ni, gan gynnwys cyfarfodydd â ni, ymweliadau prosiect â chi yn eich sefydliad neu brosiectau y mae eich sefydliad yn eu cefnogi, presenoldeb yn ein digwyddiadau a'n fforymau a'ch gohebiaeth â ni, boed dros y ffôn neu'n ysgrifenedig
• Manylion meysydd polisi o ddiddordeb i'r graddau y maent yn berthnasol i chi yn eich swyddogaeth fel cynrychiolydd sefydliad rhanddeiliaid i ni.

Oni bai ei fod yn gwbl angenrheidiol a pherthnasol yn unig i wneud addasiadau rhesymol i chi yn ôl eich dymuniad, ni fyddwn yn casglu, yn creu, yn defnyddio nac yn storio unrhyw ddata categori arbennig (data personol y mae deddfwriaeth diogelu data yn nodi sydd angen mwy o ddiogelwch oherwydd ei fod yn sensitif) na data troseddau amdanoch chi.

Ein sail gyfreithlon ar gyfer prosesu eich gwybodaeth bersonol

Ein sail gyfreithlon ar gyfer prosesu eich gwybodaeth bersonol yw ei bod yn angenrheidiol er mwyn arfer awdurdod swyddogol a roddwyd i Gronfa Gymunedol y Loteri Genedlaethol i gyflawni ein tasgau a’n dyletswyddau ymgysylltu fel y nodir yn ein Cyfarwyddiadau Polisi.

Ffynhonnell gwybodaeth bersonol

Gallwn gasglu, creu, derbyn, defnyddio a storio eich gwybodaeth bersonol ar ein SRMS:

• Pan fyddwch yn tanysgrifio i restr bostio, cylchlythyr, yn cofrestru ar gyfer digwyddiad neu'n mynychu digwyddiad, neu'n gofyn am gyhoeddiad gennym;
• Pan fyddwn yn caffael eich gwybodaeth bersonol trwy ffynonellau sydd ar gael i'r cyhoedd, megis o'r rhyngrwyd ac o gyfarfodydd, digwyddiadau ac ymrwymiadau eraill lle bydd eich gwybodaeth gyswllt broffesiynol ar gael i'r cyhoedd
• Pan fyddwch yn cysylltu ag aelod o'n staff dros y ffôn, drwy e-bost neu fel arall yn ysgrifenedig, gan ddarparu manylion cyswllt busnes ar eich cyfer chi neu uwch gyswllt busnes arall mewn sefydliad rhanddeiliaid sy'n cael ei gopïo yn yr ohebiaeth gyswllt

Yr hyn a wnawn gyda'ch gwybodaeth bersonol

Rydym yn casglu, creu, derbyn, defnyddio a storio'r wybodaeth bersonol hon i:

• Cysylltu â chi i'ch gwahodd i fynychu unrhyw un o'n cyfarfodydd, digwyddiadau a fforymau eraill yng nghapasiti eich swydd fel cynrychiolydd sefydliad rhanddeiliaid
• Eich hysbysu, boed hynny drwy rannu gyda chi, neu eich gwneud yn ymwybodol, o wybodaeth, cyhoeddiadau, ymgynghoriadau a chyfathrebiadau eraill sy'n berthnasol i'r meysydd polisi, gwaith neu weithgareddau sydd o ddiddordeb cydfuddiannol rhyngom ni a chi, fel cynrychiolydd sefydliad rhanddeiliaid
• Cofnodi rhyngweithiadau rhyngom ni a chi, fel cynrychiolydd sefydliad rhanddeiliaid sy'n berthnasol i'n meysydd o ddiddordeb, polisi neu weithgareddau sefydliadol cydfuddiannol
• Darparu hanes cyswllt ymgysylltu â rhanddeiliaid a diweddariadau i'n staff uwch ac ariannu a all gwrdd â chi neu ohebu â chi yng nghapasiti eich swydd fel cynrychiolydd sefydliad rhanddeiliaid ac i reoli ymgysylltiad effeithiol â rhanddeiliaid

Rheolydd Data

Cronfa Gymunedol y Loteri Genedlaethol yw Rheolydd Data’r wybodaeth bersonol rydym yn ei phrosesu ar ein SRMS.

Mae nifer o ffyrdd y gallwch gysylltu â ni, gan gynnwys dros y ffôn, e-bost a phost fel a ganlyn:

The National Lottery Community Fund,

Apex House,

3 Embassy Drive,

Birmingham,

B15 1TR.

Gellir cysylltu â Swyddog Diogelu Data’r Gronfa ar y cyfeiriad uchod a thrwy e-bost: Data.Protection@tnlcommunityfund.org.uk

Mae ein rhifau

Rhannu eich gwybodaeth

Ni fyddwn yn rhannu eich gwybodaeth bersonol a gedwir ar ein SRMS ag unrhyw drydydd parti (ac eithrio ein proseswyr data – gweler isod) oni bai bod y gyfraith yn gofyn ein bod yn gwneud hynny.

Proseswyr data

Rydym yn defnyddio proseswyr data sy’n drydydd partïon sy’n darparu elfennau o wasanaethau i ni. Mae gennym gytundebau gyda'n proseswyr data. Mae hyn yn golygu na allant wneud unrhyw beth gyda’ch gwybodaeth bersonol oni bai ein bod wedi eu cyfarwyddo i wneud hynny. Ni fyddant yn rhannu eich gwybodaeth bersonol ag unrhyw sefydliad ar wahân i ni. Byddant yn ei gadw’n ddiogel ac yn ei gadw am y cyfnod a gyfarwyddwn iddynt wneud hynny.

Ble mae gwybodaeth bersonol SRMS yn cael ei chadw

Bydd gwybodaeth bersonol SRMS yn cael ei chadw yn y Deyrnas Unedig. Os oes angen i ni drosglwyddo eich gwybodaeth bersonol y tu allan i’r DU, dim ond yn unol â GDPR y DU y gwneir hyn.

Am ba mor hir rydym yn cadw gwybodaeth bersonol ar SRMS

Bydd gwybodaeth bersonol a gedwir ar ein SRMS yn cael ei chadw yn unol â’n polisi Cadw Data a fydd yn golygu y bydd yn cael ei chadw am gyfnod o saith (7) mlynedd ar y mwyaf ar ôl dim cyswllt neu ryngweithio â chi. Ar ôl diwedd y cyfnod o 7 mlynedd, bydd eich gwybodaeth bersonol a gedwir ar SRMS yn cael ei dileu.

Eich Hawliau

Mae gennych hawl i wybod pa wybodaeth bersonol rydym yn ei phrosesu amdanoch. Os ydych am gael hwn, neu os ydych am arfer unrhyw un o’ch hawliau eraill ynghylch prosesu eich gwybodaeth bersonol, gallwch gysylltu â’n Swyddog Diogelu Data – manylion cyswllt uchod yn yr adran Rheolydd Data.

Mae gennych hawl i:

• cael eich data personol wedi'i gywiro os yw'n anghywir neu'n anghyflawn.
• gwrthwynebu prosesu eich gwybodaeth bersonol (sy'n cynnwys storio) wrth arfer ein hawdurdod swyddogol. Mae’n bosibl y bydd yr hawl hon yn gyfyngedig os gallwn ddangos seiliau cyfreithlon cymhellol dros barhau i brosesu eich gwybodaeth bersonol.

Gallwch hefyd ofyn i gyfyngu ar brosesu eich gwybodaeth bersonol:

• os yw’n anghywir.
• os yw’n anghyfreithlon ond nid ydych eisiau ei ddileu.
• os yw ar fin cael ei ddileu ond rydych angen ei gadw oherwydd hawliad cyfreithiol.
• os ydych wedi gwrthwynebu prosesu'r wybodaeth bersonol a'ch bod yn aros am benderfyniad ynghylch y gwrthwynebiad.

I gael rhagor o wybodaeth am eich hawliau, gallwch gysylltu â Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth, sef yr awdurdod goruchwylio ar gyfer y Deyrnas Unedig.

Manylion cyswllt:

• www.ico.org.uk
• E-bost: casework@ico.org.uk
• Ffôn: 0303 123 1113
• Post: Information Commissioner’s Office, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire SK9 5AF