Telerau ac Amodau Safonol ar gyfer Prosiectau’r Bobl

Yn y telerau ac amodau hyn, cyfeirir at Gronfa Gymunedol y Loteri Genedlaethol fel “ni”, a chyfeirir at y sefydliad sy’n derbyn grant fel “chi”. Cyfeirir at y prosiect, digwyddiad neu weithgaredd a ddisgrifir yn eich cais, neu fel y cytunir fel arall gennym ni, fel “y prosiect”.

1. Trwy dderbyn y grant hwn, rydych chi’n cytuno i:

1.1. gadw’r grand ar ymddiried i ni a’i ddefnyddio ar gyfer eich prosiect yn unig;

1.2. defnyddio’r grant ar gyfer costau a geir ar ôl dyddiad eich llythyr cynnig grant yn unig a hynny yn ystod cyfnod y prosiect yn unig fel y cytunwyd arno gennym ni;

1.3. dechrau eich prosiect a defnyddio rhandaliad cyntaf y grant cyn 31 Awst 2023 (“Dyddiad Dechrau”), a chwblhau eich prosiect o fewn 12 mis o’r Dyddiad Dechrau, oni bai y cytunir fel arall gennym ni;

1.4. darparu unrhyw wybodaeth ac adroddiadau i ni gan gynnwys gwybodaeth fonitro berthnasol sydd ei hangen arnom am y prosiect a’i heffaith ar eich cymuned, yn ystod ac ar ôl diwedd y prosiect;

1.5. gweithio ag unrhyw trydydd parti y gallem eu contractio neu eu penodi er budd y prosiect a/neu’r rhaglen ariannu hon, gan gynnwys ITV Broadcasting Limited (“ITV”), y Sunday Mail yn Yr Alban (“Sunday Mail”) a Camelot UK Lotteries Limited (“Camelot”);

1.6. cael ein caniatâd ysgrifenedig cyn gwneud unrhyw newidiadau arwyddocaol i’ch prosiect neu statws, perchnogaeth neu gyfansoddiad eich sefydliad;

1.7. rhoi gwybod i ni’n brydlon am unrhyw broblemau neu oedi arwyddocaol gyda’ch prosiect neu am unrhyw dwyll, amhriodoldeb, camreoli neu gamddefnydd arall sy’n ymwneud â’r grant neu unrhyw hawliad a/neu ymchwiliad cyfreithiol a wneir neu sy’n cael ei fygwth yn eich erbyn, unrhyw aelod o’ch corff llywodraethu, neu unrhyw sefydliad, cyflogai neu wirfoddolwr sy’n gweithio ar y prosiect;

1.8. gweithredu’n gyfreithiol wrth gynnal eich prosiect, yn unol ag arferion gorau a chanllawiau gan eich rheolyddion, a dilyn unrhyw ganllawiau a roddwyd gennym ni mewn perthynas â rhaglen neu ddefnydd y grant;

1.9. cynyddu cydraddoldeb cyfleoedd yn unol â’r gyfraith ac unrhyw ganllawiau a roddir gennym ni;

1.10. os yw’r grant ar gyfer cyflog swydd newydd, hysbysebu’r swydd yn allanol oni bai fod hyn wedi’i gytuno arno gennym ni, a chyflawni proses recriwtio deg ac agored yn unol â’r gyfraith ac unrhyw ganllawiau a roddir gennym ni;

1.11. cydnabod y grant gan ddefnyddio’r logo yn unol â’r canllawiau perthnasol ar gyfer cydnabod eich grant.

1.12. cadw’r grant mewn cyfrif banc neu gymdeithas adeiladu yn y DU, sydd yn enw cyfreithiol y sefydliad sy’n ymgeisio am grant gan Gronfa Gymunedol y Loteri Genedlaethol;

1.13. ymlynu at ein canllawiau ar reolaethau ariannol a threfniadau bancio, gan sicrhau nad oes gan unigolyn yr unig gyfrifoldeb dros unrhyw drafodyn o’i awdurdodi i’w adolygu a’i chwblhau, a bod y cyfrif yn cael ei reoli gan o leiaf dau unigolyn digyswllt ac awdurdodedig yn eich sefydliad;

1.14. trin y grant fel cyllid cyfyngedig yn eich cyfrifon blynyddol gan ddefnyddio’r cyfeirnod “Cronfa Gymunedol y Loteri Genedlaethol” a’r enw rhaglen “Prosiectau’r Bobl”, ac os yw’n ofynnol gennym ni, agor cyfrif banc neu gymdeithas adeiladu penodedig ar wahân ar gyfer pob grant gennym ni er mwyn derbyn a gweinyddu’r grant hwnnw;

1.15. dychwelyd unrhyw ran o’r grant nad yw’n cael ei ddefnyddio ar gyfer eich prosiect neu nad yw wedi cael ei wario erbyn diwedd y prosiect, fel y cytunir arno gennym ni;

1.16. cydymffurfio â’n polisi diogelu ar gyfer deiliaid grant.

1.17. cael polisi a gweithdrefn/au chwythu’r chwiban ysgrifenedig priodol ar waith, sicrhau fod y polisi a/neu’r gweithdrefnau’n cael eu cyhoeddi’n fewnol a sicrhau fod y staff wedi’u hyfforddi ar yr egwyddorion a gweithrediad, adolygu a diweddaru eich polisi a gweithdrefnau chwythu’r chwiban o leiaf bob dwy flynedd;

1.18. cydymffurfio â’r holl ddeddfwriaeth diogelu data perthnasol gan gynnwys y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data 2018 (GDPR) a Deddf Diogelu Data 2018, a lle bo’n briodol, byddwch chi’n cael caniatâd eich buddiolwyr i’n galluogi i dderbyn a phrosesu eu Data Personol mewn cysylltiad â’r prosiect ac er mwyn i ni gysylltu â nhw. Rydym ni’n cydnabod y gall ein caniatâd fod yn ofynnol i’n galluogi ni, ITV, y Sunday Mail neu Camelot gyflawni rhwymedigaethau sy’n ymwneud â Phrosiectau’r Bobl, a chytuno i ddarparu’r fath caniatâd lle bo’n ofynnol;

1.19. cadw cofnodion cywir a chynhwysfawr am eich prosiect yn ystod y prosiect ac am saith mlynedd yn dilyn hynny ac ar gais, darparu copïau o’r cofnodion hynny i ni yn ogystal â thystiolaeth gwariant y grant fel papur gwreiddiol neu dderbynebau electronig, anfonebau, a chyfriflenni banc;

1.20. Mae’n bosibl y byddwn ni’n comisiynu ymchwil a/neu werthusiad o’ch grant. Rydych chi’n cadarnhau y byddwch chi’n cydweithredu ag unrhyw weithgareddau ymchwil neu werthuso yr ydym ni’n eu cyflawni ac yn cadarnhau ymhellach y gallwn ni ddefnyddio unrhyw ran o’ch cais a/neu wybodaeth prosiect at ddibenion ymchwil neu werthuso;

1.21. rhoi mynediad i ni a/neu’r Rheolwr ac Archwilydd Cyffredinol i leoliadau a systemau perthnasol er mwyn archwilio’r prosiect a chofnodion grant. Rydych chi’n cytuno y gall fod angen i chi rannu Data Personol perthnasol (fel y diffinnir yn y GDPR) gyda ni er mwyn cyflawni eich rhwymedigaethau o dan y cymal hwn. Byddwch chi’n eglur am eich rhwymedigaethau o dan y cymal hwn gyda’ch buddiolwyr (Testunau Data (fel y diffinnir yn y GDPR)) ac yn sicrhau fod gennych chi sail gyfreithiol i rannu unrhyw Ddata Personol perthnasol â ni er mwyn cydymffurfio â’r cymal hwn;

1.22. rhoi caniatâd i ni gyhoeddi a rhannu gwybodaeth amdanoch chi a’ch prosiect gan gynnwys eich enw a delweddau o weithgareddau eich prosiect. Trwy hyn, rydych chi’n rhoi trwydded heb freindaliadau i ni i ailgynhyrchu a chyhoeddi unrhyw wybodaeth prosiect a roddwch i ni mewn unrhyw fformat. Byddwch chi’n rhoi gwybod i ni pan fyddwch chi’n darparu’r wybodaeth os nad oes gennych chi ganiatâd i’w ddefnyddio at y dibenion hyn; ac

1.23. os yw eich prosiect yn cael ei gynnal yng Nghymru, rydych chi’n galluogi pobl i ymgysylltu’n Gymraeg a Saesneg, gan drin y ddwy iaith yn gyfartal. Mae’n rhaid i siaradwyr Cymraeg allu cyrchu gwybodaeth a gwasanaethau’n Gymraeg ac mae’n rhaid cynhyrchu’r holl ddeunyddiau’n ddwyieithog.

2. Os defnyddir unrhyw ran o’r grant i brynu nwyddau neu wasanaethau, neu i brynu neu ddatblygu eiddo deallusol, gan gostio mwy na £10,000 byddwch chi’n:

2.1. cyflawni tendr cystadleuol ar gyfer y nwyddau a/neu wasanaethau ac yn cydymffurfio â rheolau caffael y DU a’r UE os yn berthnasol i chi;

2.2. defnyddio asedau a brynwyd neu a wellwyd gan ddefnyddio’r grant ar gyfer y prosiect yn unig a’u cadw’n ddiogel, mewn cyflwr da ac wedi’u hyswirio’n ddigonol ar gyfer cyfnod y prosiect ac unrhyw gyfnod monitro asedau dilynol a nodir yn y canllawiau perthnasol;

2.3. amddiffyn unrhyw hawliau eiddo deallusol a brynwyd neu a ddatblygwyd gan ddefnyddio’r grant a pheidio ag ecsbloetio’r hawliau hyn yn fasnachol heb ein caniatâd ysgrifenedig blaenorol; a

2.4. caffael ein caniatâd ysgrifenedig blaenorol ar gyfer unrhyw warediad data a brynwyd, a ddatblygwyd neu a wellwyd gan ddefnyddio’r grant ac os yw’n ofynnol, talu cyfran o’r enillion i ni o’r fath warediad.

3. Rydych chi’n cydnabod ein bod ni wedi’n hawdurdodi i atal neu ddod â’r grant i ben a/neu’n gofyn i chi ad-dalu’r grant cyfan neu ran ohono a/neu osod amodau ychwanegol yn y sefyllfaoedd canlynol. Mae’n rhaid i chi roi gwybod i ni os oes unrhyw un o’r sefyllfaoedd hyn wedi digwydd neu’n debygol o ddigwydd.

3.1. Rydych chi’n defnyddio’r grant mewn unrhyw ffordd heblaw am sut rydym ni wedi’i gymeradwyo neu’n methu â chydymffurfio ag unrhyw un o’r telerau ac amodau hyn, neu unrhyw amodau ychwanegol fel y nodwyd yn ein cynnig grant i chi.

3.2. Rydych chi’n methu â gwneud cynnydd da gyda’ch prosiect neu’n annhebygol yn ein barn ni o gwblhau’r prosiect neu gyflawni’r effeithiau y cytunwyd arnynt gennym ni.

3.3. Mae cyllid cyfwerth ar gyfer y prosiect yn cael ei dynnu neu rydych chi’n derbyn neu’n peidio â datgelu unrhyw gyllid dyblyg ar gyfer yr un costau prosiect fel yr ariennir gan y grant.

3.4. Rydych chi’n darparu gwybodaeth anwir neu gamarweiniol i ni, naill ai wrth ymgeisio neu ar ôl i’r grant gael ei ddyfarnu, yn gweithredu’n anonest, neu os ydych chi neu unrhyw un sydd ynghlwm â’r prosiect neu eich sefydliad yn cael eu harchwilio gennym ni, corff rheoleiddio neu’r heddlu.

3.5. Rydych chi’n gwneud neu’n methu â gwneud unrhyw beth sy’n dwyn anfri ar y Loteri Genedlaethol neu ni, neu yr ydym ni’n ystyried am unrhyw reswm ei fod yn rhoi cyllid cyhoeddus mewn perygl, neu rydym ni’n dod ag unrhyw grant arall yr ydym wedi’i rhoi i chi i ben neu’n ei atal.

3.6. Rydych chi’n mynd i ddwylo gweinyddwyr, diddymiad, i law’r derbynnydd neu, yn Yr Alban, mae ystâd eich sefydliad yn cael ei secwestru.

3.7. Rydych chi’n derbyn arian grant yn anghywir o ganlyniad i wall gweinyddol neu fel arall. Mae hyn yn cynnwys pan fyddwch chi’n cael eich talu trwy gamgymeriad cyn rydych chi wedi cydymffurfio â’ch rhwymedigaethau o dan y telerau ac amodau a’r Llythyr Cynnig hwn. Bydd unrhyw swm, sy’n dod o dan baragraff 3.7, yn ddyledus yn syth. Os ydych chi’n methu ag ad-dalu’r swm sy’n ddyledus yn syth, neu fel y cytunwyd arno fel arall, bydd y swm yn adferadwy yn gryno fel dyled sifil.

4. Rydych chi’n cydnabod:

4.1. trwy dderbyn y grant hwn:

4.1.1. rydych chi’n cadarnhau bod y wybodaeth yn eich cais wedi cael ei hawdurdodi gan gorff llywodraethu eich sefydliad;

4.1.2. mae eich sefydliad yn gallu cynnal y prosiect a ddisgrifir yn eich cais; ac

4.1.3. nid yw’r grant yn cael ei ystyried ar gyfer unrhyw gyflenwad y gellir codi treth amdano at ddibenion TAW;

4.2. mae’r grant at eich defnydd chi’n unig ac ni allwch chi rannu na throsglwyddo’r grant (nac unrhyw ran ohono) i unrhyw un arall oni bai bod hyn yn cael ei gymeradwyo gennym ni. Os ydym ni’n cytuno i chi rannu neu drosglwyddo’r grant, chi sy’n gyfrifol am sicrhau fod eich partneriaid a derbynwyr eraill y grant yn derbyn ac yn cydymffurfio a’r telerau ac amodau hyn ac yn dilyn unrhyw ganllawiau a roddir gennym ni. Os ydyn nhw’n methu â gwneud hynny, mae’n bosibl y byddwn ni’n arfer ein hawliau yng nghymal 3, gan gynnwys i ddod â’r grant i ben a gofyn am ad-daliad. Mae’n rhaid i chi ddod i gytundeb sy’n rhwymol gyfreithiol, gydag unrhyw un yr ydych chi’n rhannu’r grant â nhw a’n darparu â chopi ar gais;

4.3. os yw unrhyw ran o’r grant yn cael ei ddefnyddio i brynu neu adeiladu, adnewyddu, ehangu neu addasu adeiladau neu dir neu i brynu neu wella cerbydau neu gyfarpar, mae’n rhaid i chi gydymffurfio â’n telerau grant cyfalaf ychwanegol;

4.4. ni fyddwn ni’n cynyddu’r grant os ydych chi’n gwario mwy na’r gyllideb a gytunwyd arni a gallwn ni ond warantu’r grant cyhyd â bod y Loteri Genedlaethol yn parhau i weithredu ac rydym ni’n derbyn cyllid digonol ganddo;

4.5. mae’r grant yn dod o gyllid cyhoeddus ac ni fyddwch chi’n ei ddefnyddio mewn unrhyw ffordd nad yw’n cydymffurfio ag ymrwymiadau rheoli cymorthdaliadau rhyngwladol y DU o 1 Ionawr 2021. Os yw’r grant yn cael ei ystyried yn gymhorthdal anghyfreithlon, byddwch chi’n ad-dalu’r swm cyfan yn syth. Os ydych chi’n pryderu am yr ymrwymiadau rheoli cymorthdaliadau, byddwch chi’n ceisio cyngor cyfreithiol;

4.6. nid oes gennym unrhyw atebolrwydd ar gyfer unrhyw gostau neu oblygiadau a geir gennych chi neu drydydd partïon sy’n codi naill ai’n uniongyrchol neu’n anuniongyrchol o’r prosiect, nac o ddiffyg talu neu dynnu’r grant, heblaw am i’r graddau sy’n ofynnol yn ôl y gyfraith; a

4.7. bydd y telerau ac amodau hyn yn parhau i fod yn berthnasol am (i) un flwyddyn ar ôl taliad y rhandaliad grant olaf; neu (ii) tan fod y prosiect wedi cael ei gwblhau; neu (iii) am gyhyd ag y mae’r arian grant heb ei wario, pa bynnag un sydd hirach. Bydd cymalau 1.4, 1.11, 1.12, 1.13, 1.14, 1.15, 1.18, 1.19, 1.20, 1.21, 1.22, 2.2, 2.3, 2.4, 4.3, 4.5, 4.6 a 4.7 yn goroesi dyddiad terfynu neu ddod i ben y telerau ac amodau hyn.