Canllaw cam wrth gam ar sut i gynhyrchu tystiolaeth

Canllaw cam wrth gam ar sut i gynhyrchu tystiolaeth

Os oes gennych chi dros £10,000 o arian y Loteri Genedlaethol gennym ni, ar gyfer prosiect sy'n para dwy flynedd neu fwy, rydyn ni'n gofyn i chi ddweud wrthym sut mae eich prosiect yn mynd bob blwyddyn - gan gynnwys beth rydych yn ei ddysgu.

Er mwyn eich helpu i ddysgu, efallai yr hoffech chi wneud ymchwil neu werthuso i gynhyrchu tystiolaeth o ansawdd da. Darllenwch ein hegwyddorion tystiolaeth i ddarganfod beth yw tystiolaeth o ansawdd da.

Gallwch ddefnyddio rhan o’ch arian grant i gynhyrchu tystiolaeth
Dylai'r amser a'r adnoddau sydd eu hangen arnoch i gynhyrchu tystiolaeth fod yn iawn ar gyfer dechrau eich prosiect a ariennir. Yr hyn rydych chi'n cynhyrchu tystiolaeth arno, sut rydych chi'n mynd ati, a sut rydych chi'n ei ddefnyddio, yw eich galwad chi. Oherwydd bod angen iddo fod yn ddefnyddiol i chi.

Os oes angen gwybodaeth benodol arnom o'ch diweddariadau cynnydd, byddwn yn rhoi gwybod i chi
Ond mae'r canllaw hwn er mwyn eich helpu i feddwl pa dystiolaeth sydd ei hangen arnoch i helpu'ch sefydliad - nid o reidrwydd i adrodd i arianwyr.

Os nad ydych yn siŵr sut i ddechrau
Dilynwch ein arweiniad cam wrth gam ar gasglu tystiolaeth isod.

Nawr mae gennych drosolwg o rai egwyddorion tystiolaeth. Mae'n bryd dechrau cynllunio sut y byddwch chi'n cynhyrchu'ch tystiolaeth.

Gall fod yn demtasiwn neidio i feddwl sut y byddwch chi'n casglu gwybodaeth
Ond os atebwch y tri chwestiwn hyn yn gyntaf, bydd yn llawer haws gweithio allan y ffordd orau o fynd ati i gasglu'r wybodaeth sydd ei hangen arnoch.

Pam ydych angen y dystiolaeth

Efallai y bydd angen tystiolaeth arnoch chi am nifer o resymau - gan gynnwys:

• deall eich cymuned yn well
• rhoi lleisiau pobl wrth galon yr hyn rydych chi'n ei wneud
• gwella'r hyn rydych chi'n ei wneud a sut rydych chi'n ei wneud
• dangos y gwahaniaeth rydych chi'n ei wneud
• hysbysu a dylanwadu ar eraill.

Dim ond enghreifftiau yw'r rhain. Rhowch amser i'ch hun feddwl pam mae angen tystiolaeth arnoch chi, beth all eich helpu chi a beth yw eich blaenoriaethau.

Pwy yw’r brif gynulleidfa?

Efallai y bydd llawer o wahanol bobl yn defnyddio'r dystiolaeth rydych chi'n ei chynhyrchu. Ond, bydd bod yn glir ynghylch pwy yw'r brif gynulleidfa yn eich helpu i gynllunio'n well. Gallai eich cynulleidfa fod:

• ymarferwyr a gwirfoddolwyr
• pobl yn eich cymuned
• eich sefydliad eich hun
• comisiynwyr ac arianwyr
• llunwyr polisi.

Ceisiwch fod mor benodol ag y gallwch gyda phwy yw'ch cynulleidfa
Bydd hyn yn eich helpu i ddeall y math o dystiolaeth a fydd yn ddefnyddiol iddynt, pryd y bydd ei hangen arnynt, a sut y gallent ei defnyddio.

Nid ni yw eich prif gynulleidfa
Efallai y byddwch chi'n meddwl amdanom ni, eich ariannwr, fel eich prif gynulleidfa. Ond rydyn ni wir eisiau i chi gynhyrchu tystiolaeth sy'n ddefnyddiol i chi. Felly peidiwch â cheisio cynhyrchu tystiolaeth rydych chi'n meddwl yr hoffem ni.

Mae gennym ddiddordeb mawr mewn clywed am yr hyn rydych chi'n ei ddysgu o dystiolaeth serch hynny - edrychwch ar yr arweiniad rydym wedi'i ddarparu ar gyfer eich diweddariadau cynnydd i ddarganfod mwy.

Beth yw’r cwestiynau allweddol?

Unwaith y byddwch yn glir pam mae angen y dystiolaeth arnoch ac i bwy mae’r dystiolaeth, gallwch weithio allan y cwestiynau lefel uchel i'w gofyn. Dyma'r cwestiynau trosfwaol a fydd yn arwain eich ymchwil - nid y cwestiynau y byddwch chi'n eu defnyddio mewn arolwg neu gyfweliad. Felly peidiwch â rhoi gormod i'ch hun.

Sut i ddarganfod eich cwestiynau allweddol?
Ceisiwch fynd i'r afael â phethau pwysig nad oes gennych ddigon o wybodaeth amdanynt. Un ffordd dda o ddarganfod eich cwestiynau allweddol yw gofyn i'ch cynulleidfaoedd beth maen nhw eisiau ei wybod. Ond efallai y bydd angen i chi reoli eu disgwyliadau ynghylch yr hyn sy'n bosibl.

Dyma rai cwestiynau enghreifftiol:

• Sut mae iechyd a lles plant dan bump oed yn ein cymuned o gymharu â chymunedau eraill?
• Beth sy'n bwysig i deuluoedd lleol wrth fagu eu plant yn eu cymdogaethau?
• Pa wahaniaeth fyddai symud ein gwasanaeth i'r ganolfan gymunedol leol yn ei wneud i phwy rydyn ni'n gweithio?

Mae yna wahanol ffyrdd o gynhyrchu tystiolaeth - mae'n ymwneud â'r hyn sy'n gweddu orau i'ch pwrpas, eich cynulleidfa a'ch cwestiynau. Os hoffech gael rhywfaint o gymorth arbenigol gyda hyn, edrychwch ar y sefydliadau a restrir ar ein tudalen offer ac adnoddau.

Meddyliwch pa ddulliau a fyddai'n eich helpu i gyflawni'ch pwrpas

Bydd hyn yn unigol iawn i chi, ond dyma ychydig o syniadau:

Penderfynu pwy fydd yn gwneud y gwaith

Gallwch chi gynhyrchu tystiolaeth eich hun, neu gallwch chi dalu rhywun allanol i'ch helpu chi. Neu gymysgedd o'r ddau. Bydd hyn yn dibynnu ar bethau fel eich gallu, profiad, fforddiadwyedd, a'r math o ymchwil rydych chi'n edrych i'w wneud.

Beth bynnag y penderfynwch chi, gwnewch yn siŵr bod gan y bobl sy'n gwneud y gwaith y sgiliau a'r profiad i'w wneud yn dda.

Mae manteision i bob dull
Manteision talu rhywun arall i wneud y gwaith:

• Efallai y bydd pobl yn siarad yn fwy rhydd â rhywun annibynnol.
• Efallai y bydd rhywun annibynnol yn ei chael hi'n haws nodi meysydd i'w gwella.
• Gall osgoi gwrthdaro buddiannau.
• Gallant ddod â sgiliau arbenigol ychwanegol.

Mae rhai cynulleidfaoedd, ond nid pob un, yn edrych yn fwy ffafriol ar dystiolaeth a gynhyrchir yn allanol. Manteision gwneud y gwaith eich hun:

• Mae gennych chi a'ch staff wybodaeth fanwl am sut mae'ch sefydliad yn gweithio.
• Rydych chi'n sensitif i anghenion eich prosiect a'i ddefnyddwyr.
• Gallwch ddefnyddio arbenigedd eich staff ymchwil / gwerthuso eich hun neu ganiatáu i staff ddysgu sgiliau newydd.
• Mae'n annog myfyrio a dysgu parhaus, a all wneud newidiadau cadarnhaol yn eich sefydliad.
• Pan gaiff ei wneud yn dda, gall hyrwyddo'r diwylliant o welliant parhaus, ymddiriedaeth a gonestrwydd.

Os penderfynwch logi pobl eraill i'ch helpu chi, meddyliwch sut y gallwch chi, eich staff, partneriaid a defnyddwyr gwasanaeth chwarae rhan agos. Bydd hyn yn helpu i wneud tystiolaeth yn ddefnyddiol i chi. A gall hefyd adeiladu eich profiad a'ch hyder ar gyfer y dyfodol.

Meddyliwch am y gyllideb a’r adnoddau sydd gennych ar gael

Dylai faint o adnoddau a neilltuwch fod yn iawn ar gyfer maint eich prosiect neu sefydliad. Fe ddylech chi hefyd feddwl pa mor bwysig neu ddefnyddiol fydd y dystiolaeth i'ch gwaith cyn i chi benderfynu faint o adnodd a chyllideb rydych chi am ei defnyddio.

Gallai'r adnoddau hyn fod o gymorth wrth amcangyfrif yr hyn y bydd ei angen arnoch:

• How to budget for self-evaluation – Evaluation Support Scotland
• Costing an evaluation – NCVO Knowhow

Efallai y bydd angen amser ac adnoddau arnoch i:

• gynllunio a rheoli'r gwaith
• cynnwys a chefnogi'r bobl rydych chi'n gweithio gyda nhw i gymryd rhan
• anfon unrhyw un ar hyfforddiant ar ddulliau ymchwil
• casglu gwybodaeth
• dadansoddi gwybodaeth a gwneud synnwyr o ganfyddiadau
• rhannu'r canfyddiadau a gweithredu ar y pethau rydych chi wedi'u dysgu.

Cysylltwch â'ch swyddog Ariannu os ydych chi'n credu bod cefnogaeth arall y gallem ei darparu i chi hefyd.

Yn union fel unrhyw gynllun gwaith, dylai eich cynllun tystiolaeth ddweud beth rydych chi'n mynd i'w wneud, sut a phryd.

Wrth greu eich cynllun, meddyliwch am:

• Beth yw'r darnau penodol o wybodaeth sydd eu hangen arnoch i ateb eich cwestiynau?
• Sut byddwch chi'n casglu'r wybodaeth hon ac o bwy fyddwch chi'n ei chasglu?
• Sut y byddwch chi'n dadansoddi ac yn gwneud synnwyr o'r hyn rydych chi'n ei gasglu?
• Pryd fyddwch chi'n ei gasglu a'i ddadansoddi, a phwy sy'n gyfrifol?
• Sut y byddwch chi'n defnyddio ac yn rhannu'r wybodaeth hon?

Bydd gan y bobl rydych chi'n gweithio gyda nhw syniadau da ynghylch pryd a sut i gasglu gwybodaeth

Efallai y bydd gan eich gwirfoddolwyr awgrymiadau am y darnau penodol o wybodaeth sydd eu hangen arnoch chi hefyd.

Neu gall sefydliadau cefnogaeth eich cynghori ar ffyrdd o ddadansoddi gwybodaeth.

Sicrhewch y bydd eich tystiolaeth yn adlewyrchu'r bobl a fwriadwyd

Os ydych chi'n casglu gwybodaeth newydd, mae'n bwysig gwybod a yw'r bobl rydych chi'n cael gwybodaeth ganddyn nhw ar gyfer eich gwaith tystiolaeth, yn cynrychioli'r un grŵp o bobl rydych chi am ddarganfod amdanyn nhw. Byddwch yn glir ynglŷn â phwy rydych chi am gymryd rhan, pam, a pha wahanol brofiadau a safbwyntiau sydd ganddyn nhw.

Weithiau, oherwydd y cwestiynau penodol rydych chi am eu hateb, fe allech chi ddewis grŵp penodol o gyfranogwyr yn fwriadol, yn hytrach nag un sy'n adlewyrchu pawb rydych chi'n gweithio gyda nhw.

Byddwch yn ymwybodol o ragfarn bosibl a gweithio i osgoi hyn

Os yw'ch gwybodaeth yn rhagfarnllyd, ni fyddwch yn gallu dod i gasgliadau defnyddiol o'ch ymchwil.

Er enghraifft, gallai pobl sy'n cymryd rhan yn eich ymchwil ddweud wrthych chi beth maen nhw'n meddwl eich bod chi eisiau ei glywed neu ymddwyn yn wahanol nag y bydden nhw fel arfer. I geisio mynd i'r afael â hyn, fe allech chi feddwl sut y gallwch chi eu gwneud yn gyffyrddus. A gwnewch yn siŵr eu bod nhw'n gwybod sut y bydd ac na fydd eu gwybodaeth yn cael ei defnyddio.

Gallwch hefyd ddod â gwahanol ffynonellau gwybodaeth ynghyd i helpu i gryfhau a dyfnhau eich canfyddiadau - er enghraifft dod ag arsylwadau gweithwyr ynghyd gydag adborth gan gyfranogwyr. Bydd myfyrio'n onest ar y ffyrdd y gallai eich gwybodaeth fod yn rhagfarnllyd, a meddwl am sut i fynd i'r afael â hyn, yn gwella ansawdd eich tystiolaeth.

Fe allech chi hefyd ofyn i bobl â gwahanol safbwyntiau ynglŷn â lle maen nhw'n meddwl y gallai eich ‘mannau dall’ fod.

Cynllunio ar gyfer dadansoddiad o ansawdd uchel

Meddyliwch sut y byddwch chi'n dadansoddi'r hyn rydych chi wedi'i gasglu i gynhyrchu canfyddiadau. Byddwch chi eisiau cael pobl i ymwneud ag arbenigedd yn y math o ddadansoddiad rydych chi am ei wneud.

Yna meddyliwch sut y byddwch chi'n gwneud synnwyr o'r canfyddiadau. Weithiau gallwn wyro ystyr y canfyddiadau, er enghraifft trwy:

• anwybyddu gwybodaeth oherwydd nad yw'n cyd-fynd â'ch profiad neu dybiaethau blaenorol
• credu bod pwynt penodol yn bwysicach nag eraill oherwydd eich bod yn cytuno ag ef
• dweud bod canfyddiad yn berthnasol yn ehangach nag y mae gennych dystiolaeth ar ei gyfer.

Gall cynnwys pobl ag ystod o wahanol safbwyntiau i wneud synnwyr o'ch canfyddiadau, a phenderfynu gyda'i gilydd yr hyn y maent yn ei olygu, wella ansawdd eich tystiolaeth.

Cynlluniwch sut y byddwch yn amddiffyn hawliau a diddordebau pawb, a'u data.

Dewiswch ddulliau sy'n gweithio i'r bobl dan sylw

Os oes angen i chi gasglu data gan bobl, meddyliwch am yr hyn rydych chi'n gofyn amdano. Peidiwch â gofyn iddynt am wybodaeth ychwanegol nad oes ei hangen arnoch. Yr un peth ar gyfer staff sy'n casglu'r wybodaeth hefyd. Gwnewch yn siŵr eich bod yn deall y bobl sy'n cymryd rhan, yn osgoi neu'n niweidio.

Sicrhewch fod pobl yn gwybod am beth maen nhw'n cofrestru
Gofynnwch i bobl bob amser a ydyn nhw am gymryd rhan mewn ymchwil a rhoi digon o wybodaeth iddyn nhw wneud penderfyniad hyddysg. Mae taflen wybodaeth yn ffordd dda o wneud hyn. Gwnewch hyn yn glir ac yn syml fel y gall pawb ei ddeall. Gallwch chi bob amser ddefnyddio'r rhain fel is-benawdau:

• Pwy ydyn ni a pham rydyn ni'n casglu'r wybodaeth hon.
• Beth rydyn ni am i chi ei wneud a pha mor hir y bydd yn ei gymryd.
• Gallwn roi cefnogaeth gyda chwestiynau sensitif a allai fod yn sbarduno.
• Efallai y byddwn ni'n recordio'ch ymatebion neu'n tynnu lluniau.
• Dyma sut y byddwn yn defnyddio ac yn rhannu'r wybodaeth rydych chi'n ei rhoi i ni.
• Does dim rhaid i chi gymryd rhan - mae'n iawn dweud na.
• Gallwch chi newid eich meddwl a rhoi'r gorau i gymryd rhan unrhyw bryd.
• Nid oes angen i chi ateb pob un o'n cwestiynau - mae'n iawn dweud na.
• Dyma'ch hawliau o dan GDPR.

I gael gwybodaeth am hawliau GDPR
Cymrwch olwg ar gyngor yr Information Commissioner’s Office (ICO) i elusennau. Gallai hyn eich helpu i ddweud wrth eich cyfranogwyr am eu hawliau.

Mae'n ddefnyddiol cael cofnod ysgrifenedig o gydsyniad rhywun
Dim ond ffurflen gydsyniad ysgrifenedig syml fyddai hon. Mae'n golygu y bydd gennych rywbeth pendant i edrych yn ôl arno. Bydd rhai pobl yn digalonni trwy orfod llenwi rhywbeth er hynny. Os yw hynny'n wir, meddyliwch sut arall y gallwch chi gofnodi bod rhywun wedi rhoi ei gydsyniad i gymryd rhan.

Cael caniatâd gan blant, pobl ifanc ac oedolion agored i niwed
Mae gan yr NSPCC llawer o arweiniad defnyddiol o amgylch moeseg, diogelwch ac osgoi niwed wrth wneud ymchwil sy'n cynnwys plant.

Sicrhewch y gall pawb gymryd rhan os ydyn nhw eisiau
Meddyliwch am yr holl resymau efallai na fydd eich cyfranogwyr yn gallu cymryd rhan. Efallai nad oes ganddyn nhw arian ar gyfer trafnidiaeth neu ofal plant. Efallai bod angen rhywun arnyn nhw i gyfieithu. Os gallwn ddatrys y broblem, dylem. Mae talu am ofal plant, cludo neu logi cyfieithydd i gyd yn bethau y gallwn ac y dylem eu gwneud o dan yr amgylchiadau hyn.

Cynnwys pobl wrth gynllunio'ch ymchwil
Os ydych chi'n cynnwys eich cyfranogwyr o'r cychwyn cyntaf, byddan nhw'n dweud wrthych chi am unrhyw rwystrau yn ystod y camau cynllunio. Ac efallai y byddwn hyd yn oed yn cynnig rhai atebion fel y gallwn sicrhau bod yr ymchwil yn hygyrch.

Meddyliwch yn ofalus am sut rydych chi'n cynrychioli gwahanol grwpiau
Sicrhewch eu bod yn cael eu cynrychioli mewn ffordd y maen nhw'n gyffyrddus â hi. A meddyliwch sut i ddangos barn grwpiau sydd heb gynrychiolaeth ddigonol yn aml.

Gwnewch bopeth gallwch i beidio achosi unrhyw niwed
Meddyliwch am y niwed y gallai pobl ei brofi trwy gymryd rhan. Ac yna cyfrifwch sut y byddwch chi'n osgoi neu'n lleihau hyn. 

Enghreifftiau o'r niwed y gallai ein hymchwil ei achosi, os nad ydym yn ofalus
Efallai y bydd disgwyliadau rhywun yn cael eu codi’n afrealistig ar ôl i chi ofyn iddyn nhw am eu syniadau ar gyfer y dyfodol. Felly dylech chi:

• osgoi gofyn cwestiynau am bethau na ellir eu newid
• bod yn glir ynghylch yr hyn y gellir ac na ellir ei wneud gyda'r canfyddiadau.

Neu gallai rhywun fynd yn bryderus neu'n ofidus os gofynnir iddynt drafod rhywbeth sensitif. Er mwyn helpu i osgoi hyn:

• hyfforddi'r bobl sy'n casglu'r wybodaeth
• bod â'r gwiriadau datgelu priodol ar waith - yn enwedig wrth gasglu gwybodaeth gan blant neu oedolion agored i niwed
• darparu cefnogaeth i bobl cyn hynny ac ar ôl cymryd rhan - er enghraifft cyfeirio at gefnogaeth berthnasol.

Dylai hyn gysylltu â'ch cynlluniau ehangach i gadw pobl yn ddiogel. Gweler NCVO Knowhow i gael cefnogaeth gyda diogelu yn fwy cyffredinol.

Cadwch ymatebion pobl yn ddienw a'u gwybodaeth bersonol yn ddiogel
Nid oes ots a yw pobl yn meindio a ydych chi'n rhannu eu data neu eu manylion personol ai peidio - dylech ddal i gadw hyn yn ddiogel ac yn gyfrinachol. Edrychwch ar y Cyngor Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO) ar gyfer elusennau.

Dyma rai pethau y gallwch chi eu gwneud i gadw gwybodaeth bersonol yn ddiogel:

• Manylion neu ddata siopwyr mewn lleoliad diogel.
• Dim ond rhoi rhodd i bobl sydd angen ei ddefnyddio.
• Cadwch fanylion personol cyfranogwyr ar wahân i'w hymatebion.
• Nid yw camddefnyddio a rhannu gwybodaeth yn cynnwys manylion a allai roi i ffwrdd pwy ydyn nhw neu'r hyn a ddywedon nhw.
• Defnyddiwch ganfyddiadau'r ymchwil at y diben (ion) y gwnaethoch ddweud wrth y cyfranogwyr yn unig amdanynt pan wnaethant gytuno i gymryd rhan.

Mae gan y Gymdeithas Ymchwil Gymdeithasol hefyd ganllawiau pellach ar foeseg ymchwil.

Tra'ch bod chi'n gweithredu'ch cynllun, mae'n ddefnyddiol meddwl sut rydych chi'n cynhyrchu, defnyddio a rhannu tystiolaeth. A oes angen i chi newid unrhyw beth i wneud y dystiolaeth yn fwy defnyddiol? Pa dystiolaeth sydd ei hangen arnoch nesaf?

Pethau i ddal i feddwl amdanynt wrth i chi gynhyrchu tystiolaeth

• Ansawdd casglu a dadansoddi. A yw'n cyd-fynd â'r hyn a nodwyd gennych yn eich cynllun? A oes angen i chi newid unrhyw beth i sicrhau eich bod yn cynhyrchu tystiolaeth o ansawdd? Oes angen i chi addasu'ch adnoddau?
• Cadwch i fyny â newidiadau yn eich prosiect. A oes unrhyw beth wedi newid yn eich prosiect ac a yw hyn yn golygu bod angen i chi symud neu addasu eich cynllun tystiolaeth?
• Cynnwys pobl i wneud synnwyr o'r canfyddiadau. Gall cynnwys pobl o'ch staff a'ch gwirfoddolwyr, i bartneriaid a phobl rydych chi'n gweithio gyda nhw, roi mewnwelediad ychwanegol a helpu i sicrhau bod eich tystiolaeth yn cael ei gweithredu.

Pethau i ddal i feddwl amdanynt wrth i chi ddefnyddio tystiolaeth:

• Defnyddiwch eich tystiolaeth i lywio'ch dysg – darganfod mwy am sut i wreiddio dysgu yn eich gwaith
• Edrych yn ôl ar eich nodau gwreiddiol. Pa mor dda y mae eich tystiolaeth yn cyrraedd eich cynulleidfa, ac yn ddefnyddiol iddynt?
• Addasu yn ôl yr angen. Os bydd eich cynulleidfaoedd, defnyddiau tystiolaeth, neu amserlenni yn newid yna addaswch eich cynllun.
• Meddyliwch ymlaen. Pa dystiolaeth sydd ei hangen arnoch nesaf? Ydych chi wedi darganfod am rywbeth y mae angen i chi ei ddeall yn well?

Rhannwch eich tystiolaeth i helpu eraill i'w defnyddio hefyd

• Cyfathrebu'n dda. A yw'ch tystiolaeth yn glir ac wedi'i chyfleu'n dda ar gyfer y gynulleidfa a fwriadwyd? Gall ysgrifennu adroddiad am eich tystiolaeth ei wneud yn dryloyw ac yn gredadwy. Ond nid yw pawb wrth eu bodd ag adroddiad. Mae yna ffyrdd eraill o rannu tystiolaeth hefyd - fel blogiau, ffilmiau, digwyddiadau, podlediadau, arddangosfeydd ac ati.
• Rhannwch wrth fynd - does dim rhaid i chi aros tan ddiwedd eich prosiect.
• Cynllunio ar gyfer etifeddiaeth ymchwil a data. Os, ymhen ychydig flynyddoedd ’mae rhywun eisiau darganfod am y pwnc y mae eich prosiect arno, sut y byddent yn chwilio am eich canfyddiadau ac yn cael mynediad atynt? Mae gennym lyfrgell dystiolaeth ar ein gwefan ac efallai y byddwn yn gallu rhannu eich canfyddiadau yno. Os ydych chi am rannu'ch canfyddiadau gyda ni, e-bostiwch knowledge@tnlcommunityfund.org.uk