Sut mae gwelliant digidol parhaus yn arwain at gwsmeriaid bodlon

Mae ein huchelgais i sicrhau gwelliant digidol parhaus yn ein dulliau gweithio wedi arwain ein datblygwyr meddalwedd i gychwyn defnyddio methodoleg hyblyg a mwy o brofi gan ddefnyddwyr. Y nod yw bod ein cynnyrch digidol yn perfformio ar eu gorau ar gyfer ein deiliaid grant. Dyma ein Huwch Ddatblygwr, Matt Andrews, yn esbonio sut mae'r holl beth yn gweithio.

Mae Gwelliant Parhaus yn ganolog i'n dulliau gweithio digidol yn y Gronfa. Dros yr ychydig flynyddoedd diwethaf, rydym wedi symud i ffwrdd o strategaethau prosiect rhaeadrau traddodiadol, tuag at ddulliau mwy hyblyg i gyflwyno ein cynnyrch digidol (e.e. ein gwefan, ein ffurflenni cais ar-lein, a gwasanaethau eraill a gynigwn i ddeiliaid grant).

Rydym yn ailadrodd y pethau hyn ar ffurf cylchoedd "sbrint" byr ac rydym yn profi syniadau'n rheolaidd gyda defnyddwyr er mwyn i ni allu gwirio bod y newidiadau rydym yn gweithio arnynt yn ychwanegu gwerth.

Un sgil effaith o'r fethodoleg Gwelliant Parhaus hon yw'r syniad o gyflwyno pethau nad sydd 'wedi'u cwblhau' eto. Yn hytrach na gwneud i ddefnyddwyr aros tan fod cynnyrch neu wasanaeth wedi'i gwblhau a'i ryddhau gyda lansiad mawr (yn aml yn llawn oedi, gwallau annisgwyl a thrawsnewidiadau poenus), ein nod yw cyflwyno darnau bach o feddalwedd sy'n gweithio, y gallwn adeiladu arnynt a mesur eu heffaith er mwyn pennu beth sydd angen gwella nesaf.

Ar adegau gall hyn gwrthdaro â diogelwch.

Mae sicrhau bod ein meddalwedd yn ddiogel ar gyfer ein deiliaid grant yn hollbwysig. Rhaid i ni fod yn hyderus bod ymosodwyr maleisus yn methu â dwyn data personol neu ariannol deiliaid grant neu hacio i mewn i'n systemau ac achosi colledion data. Felly, sut gallwn ni gyflwyno meddalwedd sy'n gweithio mewn modd hyblyg tra'n cydymffurfio â safonau diogelwch?

Dyma oedd un o'r heriau i ni yn ddiweddar wrth ddatblygu ffurflen gais ar-lein newydd Arian i Bawb. Mae gan y ffurflen dwsinau o gamau ac mae'n gofyn bod defnyddwyr yn uwchlwytho cyfriflen banc i'n helpu i wirio eu cymhwysedd. Cyn lansio'r ffurflen, fe drefnom adolygiad diogelwch annibynnol i sicrhau na fod ein meddalwedd yn agored i ymosodiad.

Un peth y tynnwyd sylw ato yn yr adolygiad oedd faint o amser roedd defnyddwyr yn parhau i fod wedi mewngofnodi ar ein gwefan cyn iddynt gael eu hallgofnodi yn awtomatig. Ar adeg y prawf, wythnos oedd hyd y cyfnod hwn - roeddem yn ceisio gwneud pethau'n haws i gwsmeriaid a oedd yn cwblhau cais dros ychydig ddiwrnodau.

Argymhelliad yr adolygydd oedd lleihau hwn i rywbeth fel 15 munud, am resymau diogelwch. Y rhesymeg? Dychmygwch eich bod newydd deipio eich manylion banc ar ein ffurflen a'ch bod wedi camu i ffwrdd o'ch cyfrifiadur am weddill y diwrnod. Gallai rywun arall lwytho gwefan y Gronfa ar eich cyfrifiadur, neidio trwy'r ffurflen a chael mynediad at yr holl fanylion personol rydych chi newydd eu teipio ynddi.

Ond, roedd 15 munud yn teimlo ychydig yn rhy fyr gan fod rhaid o dudalennau ein ffurflen gais yn gymhleth ac yn gallu cymryd amser, felly penderfynom roi awr gron i ddefnyddwyr.

Nid oeddem yn sicr byddai hyn yn ddigon o amser - ond dyma le mae gwelliant parhaus yn berthnasol. Ychwanegom ychydig fesuriadau i'n meddalwedd a fyddai'n dweud wrthym pan roedd defnyddiwr yn cyrraedd y terfyn hwn ac yn cael ei allgofnodi. Byddai hyn yn rhoi syniad i ni a oedd y terfyn amser hwn dal yn rhy fyr.

Wedi cyhoeddi'r ffurflen gais, soniodd ein cydweithwyr y Llinell Gymorth yn yr Alban bod nifer o gwsmeriaid wedi cael eu hallgofnodi tra'n gweithio ar un tudalen am awr ac wedi colli eu gwaith.

Ein hymateb sydyn i hyn oedd dyblu hyd y sesiwn i ddwy awr i gwblhau pob cam o'r ffurflen.

Cofnodom y newid hwn a dywedodd y siart uchod wrthym, hyd yn oed ar ôl cynyddu'r amser i ddwy awr, bod cwsmeriaid yn dal i gael eu hallgofnodi ar gyfradd o bron pump y diwrnod. Nid oeddem yn gallu parhau i ymestyn y terfyn amser na pharhau â'r sefyllfa gyfredol chwaith.

Penderfynom newid ein hymagwedd. Roedd y nodwedd allgofnodi yn nodwedd diogelwch dda os oedd rhywun yn camu i ffwrdd o'r cyfrifiadur, ond beth am bobl a oedd wrthi'n ddiwyd yn llenwi'r ffurflen?

Ychwanegom god newydd, a ailosododd y terfyn amser o ddwy awr cyn allgofnodi yn awtomatig bob tro roedd y cwsmer yn gwneud rhywbeth ar y ffurflen. Byddai hyn yn sicrhau na fod defnyddwyr actif yn cael eu hallgofnodi, ond y byddai unrhyw un a oedd yn gadael eu cyfrifiadur am ddwy awr yn cael eu hallgofnodi am resymau diogelwch. Dyma effaith y newid hwn ar nifer y bobl a oedd yn cael eu hallgofnodi:

Yn amlwg, mae mwy y gallwn ei wneud, megis dangos rhybuddion ar y sgrin i hysbysu defnyddwyr pan maen nhw ar fin cael eu hallgofnodi. Gallwn ddatrys y broblem o allgofnodi ar gyfer mwyafrif y defnyddwyr trwy ymestyn eu sesiwn yn awtomatig a chymryd yr amser i brofi ac ymchwilio'r dull gorau o hysbysu defnyddiwr actif ei bod wedi cael ei allgofnodi.

Trwy ddatblygu meddalwedd yn y modd hwn, gallwn ddysgu'n gyflym o sut mae'n cael ei defnyddio (rhywbeth sy'n gallu bod yn drafferthus gyda phrofion traddodiadol), a chyhoeddi gwelliannau a mesur eu perfformiad yn sydyn.

Gyda chylch adborth tynn fel hwn, rydym yn gallu adnabod a datrys problemau ar gyfer mwyafrif ein defnyddwyr o fewn wythnos neu ddwy (ynghyd â lansio ein ffurflen gais mewn amryw wlad ac iaith!).

Mae cyflwyno'r dull hwn o weithio yn y Gronfa yn brosiect parhaus ac edrychwn ymlaen at weld ffrwyth ein llafur wrth i ni barhau i ganolbwyntio ar wneud gwelliannau parhaus sy'n helpu deiliaid grant nawr ac yn y dyfodol.