Newid ein teclyn chwilio grantiau blaenorol

Un o nodweddion gwefan Cronfa Gymunedol y Loteri Genedlaethol a ddefnyddir amlaf yw ein teclyn chwilio prosiectau blaenorol etifeddol. Mae ganddo set ddata o dros 200,000 o grantiau, ar draws cannoedd o raglenni ariannu, yn ymestyn yn ôl i ganol y degawd 2000. Mae wedi bod yn rhedeg ar ein gwefan etifeddol, y mae ein tîm Digidol wedi bod wrthi'n ei diweddaru'n raddol ers canol 2017.

Mae llawer o filoedd o bobl yn defnyddio'r teclyn chwilio hwn bob wythnos i gael gwybod pa brosiectau yn eu hardal rydym wedi'u hariannu, ac i ymchwilio i grantiau llwyddiannus i helpu gyda'u cais eu hunain. Yn awr, yn sgil adborth helaeth gan ddefnyddwyr ac ychydig o heriau datblygu, mae gennym declyn chwilio cyflymach sy'n haws ei ddefnyddio ac fe hoffem rannu'r stori o sut rydym wedi cyrraedd ein teclyn Chwilio Grantiau Blaenorol newydd.

Mae adborth gan ddefnyddwyr a mewnwelediad yn allweddol

Ein cam cyntaf oedd ystyried anghenion ein defnyddwyr. Gyda dim ond data dadansoddi cyfyngedig ar gael ar y teclyn chwilio etifeddol, ychwanegom offer tracio syml i weld pa rai o'r hidlyddion chwilio (e.e. allweddair, awdurdod lleol, maint ariannu) a ddefnyddiwyd fwyaf (a lleiaf). Ychwanegom dudalen dros dro hefyd, a ofynnodd i ddefnyddwyr beth oeddent yn chwilio amdano wrth iddynt gyrchu ein tudalen chwilio prosiectau blaenorol.

On the interim page, visitors could still use our grants database, but also try out a third-party search tool called GrantNav. This service, run by 360Giving, provides data from The National Lottery Community Fund as well as data from almost 100 other funders across the UK. It’s quick and very user-friendly. The interim page worked well as it allowed us to gather real user feedback and insights on what our customers felt was important.

You’re only as strong as your data

Armed with a sense of what our users needed from the page, we were ready to prototype a new search tool - but we needed data. 360Giving were able to give us downloads of all The National Lottery Community Fund grant data in a standardised format they devised.

This data was structured as JavaScript Object Notation or JSON, which was ideal for us as we planned to explore using MongoDB, an “NoSQL” database, which stores data as a freeform document, rather than strictly related columns and rows. This would allow us to automatically ‘facet’ the data, grouping it by location, funding size bounds, recipient organisation, etc. This type of database is also great at storing and searching through data that comes with different fields/parameters and is ideal for a dataset that has evolved over several decades.

Soon we’d written a basic search Application Programming Interface (API) - a software tool to allow the exchange of data between different platforms - which returned information in response to a query. It meant that we could construct queries (eg "how many projects did we fund in Yorkshire in 2009") and receive raw data quickly and easily. We spent a while fine-tuning this tool to ensure results were accurate and relevant. We also worked on optimising the speed of the API so that searches felt fast for the end user - something the old search tool struggled with.

Helpodd tîm Data'r Gronfa i ni fireinio'r data, gan roi fersiynau wedi'u diweddaru ohono i ni fel y gallem gynyddu cwmpas y chwiliad. Pan oeddem yn hapus gyda'r haen ddata hon, adeiladom ryngwyneb ar ei chyfer. Dechreuom gyda theclyn chwilio syml iawn, gan gynnwys dim ond mewnbwn holi a hidlyddion didoli sylfaenol.

Gweithiodd ein Dylunydd Digidol, Lynsey Reynolds, ar ymgorffori'r adborth gan ddefnyddwyr a'r data sydd ar gael mewn rhyngwyneb glân yr oedd modd ei ddefnyddio. Ychwanegom welliannau JavaScript fel y byddai'r canlyniadau chwilio'n diweddaru mewn amser real wrth i'r defnyddiwr ychwanegu/dileu hidlyddion. Yn y cyfamser, gweithiodd ein Datblygwr Meddalwedd, David Rapson, yn galed i wneud hwn yn hygyrch - e.e. ni fyddai'r teclyn chwilio'n dibynnu ar JavaScript a byddai'n gweithio yn unol â disgwyliadau hyd yn oed os oedd ein fersiwn amser real yn profi pryfyn.

O fewn cyfnod byr roedd gennym fersiwn alffa cychwynnol o'r teclyn chwilio newydd yn barod i'w brofi'n fewnol gan staff Cronfa Gymunedol y Loteri Genedlaethol. Ar ôl profion Sicrhau Ansawdd a phrofion pellach gan ein hadran TG, roeddem yn barod i'w lansio i'r cyhoedd.

Yr eisin ar y gacen

Cwpl o wythnosau ar ôl i'r teclyn newydd fynd yn fyw cawsom syndod enfawr. Dechreuodd y gronfa ddata sy'n pweru'r data grantiau gwyno am ddefnydd uchel iawn o'r Uned Brosesu Ganolog (CPU). Golygodd hyn fod y chwiliad yn rhedeg yn araf, neu weithiau'n methu â llwytho unrhyw ganlyniadau o gwbl. Dyma sut yr oedd hynny'n edrych:

Roedd 'corryn' Google wedi darganfod y teclyn chwilio newydd ac wrthi'n cnoi ar yr holl dudalennau newydd yr oedd wedi dod ar eu traws. Nid oedd yn gallu cyrraedd y tudalennau hyn ar yr hen declyn chwilio, felly roeddem wedi cyflwyno cryn nifer o eitemau newydd i'w fynegai yn anfwriadol. Dros 700,000 a bod yn fanwl gywir!

Er ei fod yn achosi problem i ni fe olygodd hefyd, am y tro cyntaf, fod ein holl dderbynyddion ariannu bellach wedi'u rhestru yn Google. O hyn ymlaen bydd llawer mwy o bobl sy'n chwilio'r we'n gallu darganfod prosiectau rydym wedi'u hariannu, a gobeithio hyd yn oed y bydd rhai ohonynt yn ymgeisio am grantiau eu hunain ar sail y darganfyddiadau hyn.

Cyfeirir ein dyfodol gan ein gorffennol

Erbyn hyn, mae ein teclyn Chwilio Grantiau Blaenorol yn derbyn teirgwaith yn fwy o olygon tudalen na'r hen un, ac yn llwytho canlyniadau'n llawer gyflymach (a chywirach). Rydym yn dal i gynnwys dolenni i'r teclyn chwilio etifeddol—am y tro—ac i'r data GrantNav.

Gallwch weld chwiliad ochr yn ochr ar y teclyn newydd (ochr chwith) o'i gymharu â'r hen un (ochr dde).

Ers i'r teclyn chwilio newydd fynd yn fyw, mae mwy o ddefnyddwyr yn treulio mwy o amser arno, ac yn darganfod tudalennau newydd sy'n dangos manylion grantiau/derbynyddion gan chwiliadau Google.

Mae gennym bethau o hyd rydym eisiau eu gwella ond, am y tro, rydym wedi newid rhan boblogaidd a phwysig o'r wefan i rywbeth sy'n haws ei ddefnyddio gan alluogi unigolion a dyfarnwyr grant i rannu data am yr hyn rydym yn ei ariannu'n hwylus.

Rhowch Gynnig ar ein Teclyn Chwilio Grantiau Blaenorol